1.1 HSE Cert GmbH - nachfolgend HSE Cert genannt - ist eine akkreditierte Zertifizierungsstelle für Managementsysteme nach DIN EN ISO/IEC 17021-1:2015. Die Zertifizierungsstelle ist verantwortlich und hat allein das Recht in Bezug auf die Zertifizierung zu entscheiden, einschließlich der Erteilung, Verweigerung, Aufrechterhaltung der Zertifizierung, Erweiterung oder Einschränkung des Geltungsbereichs der Zertifizierung, Erneuerung, Aussetzung oder Wiederherstellung nach einer Aussetzung und, oder Zurückziehung der Zertifizierung.

1.2 Diese Bedingungen beschreiben den Audit- und Zertifizierungsprozess.

1.3 Jede Organisation hat die Möglichkeit, ihr Managementsystem durch HSE Cert auf eigene Kosten zertifizieren zu lassen, sofern dieses in die Kompetenzbereiche von HSE Cert fällt.

2 Antragsverfahren und Zertifizierungsvertrag

2.1 Anfrage und Fachgespräch

Auf Wunsch einer Organisation kann ein kostenfreies telefonisches Fachgespräch oder ein kostenpflichtiges Fachgespräch in den Räumen der Organisation durchgeführt werden. Inhalte eines solchen Fachgespräches können zum Beispiel sein:

Information über Inhalt, Ablauf und Kostenrahmen des Zertifizierungsverfahrens
Klärung des Geltungsbereiches der angestrebten Zertifizierung
Rechte und Pflichten des Kunden und von HSE Cert nach Erteilung der Zertifizierung.

2.2 Antrag auf Zertifizierung

2.2.1 Antragsformulare zur Zertifizierung stehen auf der Internetseite von HSE Cert (www.hse-cert.de) zur Verfügung oder werden auf Anfrage dem Antragsteller zur Verfügung gestellt. Organisationen haben zu folgenden Anlässen einen Antrag zu stellen:

Antrag auf Erstzertifizierung
Antrag auf Re-Zertifizierung
Antrag auf Übernahme einer akkreditierten Zertifizierung
Antrag auf Erweiterung oder Einschränkung des Geltungsbereichs einer bestehenden Zertifizierung

2.2.2 Der Antrag muss den angestrebten Zertifizierungsumfang vollständig enthalten und rechtsverbindlich von einem berechtigten Vertreter der Organisation unterzeichnet sein. Änderungen des Antrages sind möglich und müssen wie der Antrag selbst rechtsverbindlich unterzeichnet sein. Änderungen des beantragten Umfangs im Rahmen der Auditierung vor Ort sind nur nach Abstimmung mit der Zertifizierungsstelle von HSE Cert zulässig.

2.2.3 Alle Anträge werden innerhalb von HSE Cert erfasst und einer formalen und fachlichen Antragsprüfung unterzogen. Ist ein Antrag unvollständig, fehlerhaft oder unklar, weist HSE Cert auf eine Korrektur bzw. Ergänzung des Antrags hin.

2.3 Auditprogramm und Zertifizierungsvertrag

2.3.1 Auf Basis des Antrags entwickelt HSE Cert das Auditprogramm. Das allgemeine Auditprogramm beinhaltet ein zweistufiges Erstaudit, Überwachungsaudits im ersten und zweiten Jahr sowie ein Re-Zertifizierungsaudit im dritten Jahr unmittelbar vor Ablauf der Zertifizierung. Der dreijährige Zyklus der Zertifizierung beginnt mit der Entscheidung über die Zertifizierung oder Re-Zertifizierung durch die Zertifizierungsstelle. HSE Cert informiert den Kunden rechtzeitig über mögliche Änderungen im Auditprogramm.

2.3.2 HSE Cert dokumentiert das entwickelte Auditprogramm einschließlich der Kosten in einem „Angebot - Zertifizierungsvertrag“ und übermittelt dieses mit den „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“ und diesem Dokument an die antragstellende Organisation. Für den Fall, dass es mehrere Standorte der antragstellenden Organisation gibt, umfasst das „Angebot - Zertifizierungsvertrag“ alle vom Geltungsbereich des Zertifikats erfassten Standorte. In diesem Fall kann unter bestimmten Bedingungen (siehe „4 Mehrfach-Standort-Zertifizierung“) das gesamte Managementsystem aufgrund einer stichprobenartigen Auditierung der Standorte zertifiziert werden.

2.3.3 Zur Annahme des Angebots - Zertifizierungsvertrags muss dieses rechtsverbindlich von einem berechtigten Vertreter der Organisation - nachfolgend Kunde genannt - unterzeichnet und an HSE Cert zurückgesendet werden. HSE Cert erstellt zum Abschluss einer rechtlich durchsetzbaren Vereinbarung mit ihren auftraggebenden Kunden über die Bereitstellung der Zertifizierungstätigkeiten eine „Auftragsbestätigung“, in der die Ermittlung und Begründung der Auditzeit enthalten ist, die an den Kunden gesendet wird.

3 Zertifizierungs- und Auditierungsprozess

3.1 Auditvorbereitung

3.1.1 Die „Auftragsbestätigung“ beinhaltet den / oder die von HSE Cert ausgewählten und benannten Auditor(en) sowie ggf. Experten - nachfolgend Auditteam genannt -, die die Kompetenz für das Geschäftsfeld besitzen, in dem der Kunde tätig ist. Die Mitglieder des Auditteams sind zu strikter Neutralität und zu absoluter Vertraulichkeit im Umgang mit den bei der Auditierung erhaltenen Informationen verpflichtet. Der Kunde hat die Möglichkeit innerhalb von vier Arbeitstagen nach Zugang der Auftragsbestätigung der Benennung eines bestimmten Mitgliedes des Auditteams schriftlich zu widersprechen, wenn aus seiner Sicht eine unabhängige und objektive Auditierung nicht gewährleistet ist. Ist der Einspruch begründet, stellt HSE Cert das Auditteam neu zusammen.

3.1.2 Nach abschließender Festlegung des Auditteams werden die Mitglieder des Auditteams durch HSE Cert beauftragt. Die Mitglieder des Auditteams dürfen den Auftrag nur annehmen, wenn aus ihrer Sicht eine unabhängige und objektive Auditierung gewährleistet ist.

3.1.3 Die Zertifizierungsstelle stellt dem Auditleiter vor jedem Audit alle relevanten Dokumente und Informationen für die Planung und Durchführung des Audits zur Verfügung. Der Auditleiter hat das Recht die Managementsystem-Dokumentation und zusätzliche Unterlagen für die Planung und Durchführung des Audits beim Kunden anzufordern.

3.1.4 Der Auditleiter stimmt den Audittermin mit dem Kunden ab und übermittelt den Auditplan dem Kunden spätestens eine Woche vor der Auditierung. Der Auditplan ist die Grundlage für die Durchführung und zeitliche Planung der Audittätigkeiten vor Ort.

3.1.5 Die von der Zertifizierungsstelle festgelegten Auditziele sind folgende:

Feststellung der Konformität des Managementsystems des Kunden oder von Teilen dieses Managementsystems mit den Auditkriterien;
Feststellung der Fähigkeit des Managementsystems, die Erfüllung der anzuwendenden gesetzlichen, behördlichen und vertraglichen Anforderungen durch den Kunden sicherzustellen;
Feststellung der Wirksamkeit des Managementsystems, um sicherzustellen, dass der Kunde begründet erwarten kann, seine festgelegten Ziele damit zu erreichen;
Nennung von Bereichen für mögliche Verbesserungen des Managementsystems, falls diese ermittelt werden.

3.1.6 Der Kunde hat alle erforderlichen Vorkehrungen zur Durchführung des Audits zu treffen einschließlich der Bereitstellung der zu prüfenden Dokumentation sowie Zugang zu allen Prozessen und Bereichen, Aufzeichnungen und zum Personal, um die Auditziele zu erreichen. Des Weiteren ist im Bedarfsfall die Teilnahme von Beobachtern (Monitoring oder Ausbildung) zu ermöglichen.

3.1.7 Jedes Audit ist eine Stichprobe des Managementsystems einer Organisation und ist daher keine Garantie für 100%ige Übereinstimmung mit den Anforderungen.

3.2 Erstzertifizierungs-Audit

3.2.1 Das Erstzertifizierungs-Audit wird in zwei Stufen durchgeführt.

3.2.2 Der Zweck des Audits der Stufe 1 ist die Bewertung der Zertifizierungsfähigkeit des Kunden. Teile des Audits der Stufe 1 werden vor Ort durchgeführt. Über die Auditfeststellungen erhält der Kunde einen „Auditbericht der Stufe 1“.

3.2.3 Das Audit der Stufe 2 kann unmittelbar im Anschluss an das Audit der Stufe 1 erfolgen. Es besteht aber das Risiko, dass beim Audit der Stufe 1 Schwachstellen identifiziert werden, die während des Audits der Stufe 2 als Nichtkonformität eingestuft werden könnten, so dass das Audit der Stufe 2 nicht unmittelbar im Anschluss durchgeführt werden kann. Die Schwachstellen werden in einem „Abweichungsbericht“ dokumentiert. In diesem Fall wird zwischen dem Auditleiter und dem Kunden der Abstand zwischen dem Audit der Stufe 1 und dem Audit der Stufe 2 abgestimmt. Dies erfolgt unter Berücksichtigung der Erfordernisse des Kunden, um Lösungen zu den Schwachstellen zu finden. Der Abstand zwischen dem Audit der Stufe 1 und Stufe 2 darf maximal 6 Monate betragen.

3.2.4 Der Zweck des Audits der Stufe 2 ist die Beurteilung der Umsetzung einschließlich der Wirksamkeit des Managementsystems des Kunden vor Ort.

3.3 Durchführung des Audits

3.3.1 Die Auditierung beginnt mit einer Eröffnungsbesprechung mit dem Management des Kunden und ggf. weiteren verantwortlichen Personen, in der kurz erläutert wird, auf welche Art und Weise die Audittätigkeiten durchgeführt werden.

3.3.2 Das Auditteam prüft und verifiziert die Struktur, grundsätzlichen Regelungen, Prozesse, Verfahren, Aufzeichnungen und zugehörigen Dokumente bezüglich des Managementsystems. Es muss feststellen, dass diese alle relevanten Anforderungen bezüglich des beabsichtigen Geltungsbereichs der Zertifizierung erfüllen und dass die Prozesse und Verfahren wirksam eingeführt, umgesetzt und aufrechterhalten werden, um eine Grundlage für das Vertrauen in das Managementsystem zu schaffen. Des Weiteren muss das Auditteam dem Kunden für seine eigenen Maßnahmen jeglichen Widerspruch zwischen der Politik des Kunden, seiner Ziele und Vorgaben vermitteln.

3.3.3 Die Auditierung endet mit einer Abschlussbesprechung mit dem Management des Kunden und ggf. weiteren verantwortlichen Personen, in der die aus dem Audit gezogenen Schlussfolgerungen einschließlich der Empfehlung hinsichtlich der Zertifizierung vorgestellt werden.

3.3.4 Werden bei einem Audit Nichtkonformitäten festgestellt, dokumentiert das Auditteam die festgestellten Abweichungen in einem „Abweichungsbericht“, der vom Kunden gegenzuzeichnen ist. Soweit möglich, werden die durchzuführenden Korrekturmaßnahmen vor Ort durch den Kunden festgelegt und im „Abweichungsbericht“ dokumentiert. Die grundsätzliche Eignung der festgelegten Maßnahmen wird durch Unterschrift auf dem „Abweichungsbericht“ durch den jeweiligen Auditleiter bestätigt. Falls erforderlich, wird dem Kunden zur Ursachenanalyse und Festlegung geeigneter Korrekturmaßnahmen die notwendige Zeit eingeräumt, wobei ein Zeitraum von 2 Wochen als angemessen betrachtet wird. Die erkannten Nichtkonformitäten sind in einem Zeitraum von maximal 90 Tagen zu beseitigen. Die Fristen zur Erfüllung der Korrekturmaßnahmen sind auf dem „Abweichungsbericht“ festzulegen.

3.4 Auditnachbereitung

3.4.1 Die Wirksamkeit der durchgeführten Korrekturen und Korrekturmaßnahmen wird durch den Auditleiter aufgrund einer Überprüfung der vom Kunden bereitgestellten Dokumentation oder bei Bedarf durch eine Verifizierung vor Ort bewertet. Der Auditleiter bestätigt durch Unterschrift auf dem „Abweichungsbericht“ die anforderungsgerechte Umsetzung der Korrekturmaßnahmen. Der Auditleiter kann Nachbesserungen zu den eingereichten Korrekturmaßnahmen beim Kunden einfordern. Kosten für einen erforderlichen erhöhten Auditaufwand werden dem Kunden in Rechnung gestellt. Der erhöhte Auditaufwand muss HSE Cert seitens des Auditleiters dargelegt werden.

3.4.2 Wird der vorgegebene Zeitraum zur Umsetzung der Korrekturmaßnahmen nicht eingehalten oder ist die Dokumentation des Kunden so mangelhaft, dass die Korrekturmaßnahme seitens des Auditleiters nicht zu bewerten ist, kann eine Nachbegutachtung erforderlich werden. Nicht kritische Abweichungen können in Auflagen mit Fristsetzung münden. Erst nach der Annehmbarkeit der Korrekturen und Korrekturmaßnahmen wird das Verfahren fortgesetzt.

3.4.3 Der Auditleiter dokumentiert die bewerteten Auditfeststellungen und Auditschlussfolgerungen in einem „Auditbericht“ und sendet diesen ggf. mit zugehörigen „Abweichungsberichten“ an HSE Cert.

3.5 Zertifizierung

3.5.1 Für die Zertifizierungsentscheidung wird ein Zertifizierungsausschuss unter der Leitung des Leiters der Zertifizierungsstelle gebildet, der sich aus einer oder mehreren Auditoren und/oder Experten zusammensetzen kann. Im Zertifizierungsausschuss sind die für die Zertifizierungsentscheidung notwendigen Kompetenzen (Zertifizierungskompetenz, Auditkompetenz und Geschäftsfeldkompetenz) vorhanden. Die Zertifizierungsstelle stellt sicher, dass die Personen im Zertifizierungsausschuss, die die Entscheidung über die Zertifizierung treffen, andere sind als die, die die Audits durchgeführt haben.

3.5.2 Der Zertifizierungsausschuss beurteilt die Auditfeststellungen und Auditschlussfolgerungen anhand des Auditberichts und ggf. der zugehörigen „Abweichungsberichte“ sowie weitere relevanter Informationen (z. B. öffentliche Informationen, Stellungnahmen des Kunden zum Auditbericht). Bei einer positiven Beurteilung wird ein Zertifikat ausgestellt, welches ab dem Zeitpunkt der Zertifizierungsentscheidung drei Bei einer negativen Beurteilung wird die Zertifizierung verweigert.

3.6 Überwachungsverfahren

3.6.1 Für die Aufrechterhaltung des Zertifikates sind nach einem erfolgreichen Erstzertifizierungsaudit oder Re-Zertifizierungsaudit kalenderjährlich Überwachungsaudits vor Ort durchzuführen. Das Datum des ersten Überwachungsaudits, das der Erstzertifizierung folgt, darf nicht mehr als 12 Monate nach dem Datum der Zertifizierungsentscheidung liegen.

3.6.2 Ein Überwachungsaudit umfasst mindestens folgendes:

a) interne Audits und Managementbewertungen,

b) eine Bewertung der ergriffenen Maßnahmen zu Nichtkonformitäten, die während des vorhergehenden Audits festgestellt wurden,

c) Umgang Beschwerden,

d)Wirksamkeit des Managementsystems im Hinblick auf das Erreichen der Ziele des zertifizierten Kunden und der beabsichtigten Ergebnisse der entsprechenden Managementsysteme,

e) Fortschritt bei geplanten Tätigkeiten, die auf eine ständige Verbesserung zielen,

f) anhaltende operative Lenkung,

g)Bewertung von Änderungen und

h)Nutzung von Zeichen und/oder anderen Verweise auf die Zertifizierung (siehe „11 Ausstellung und Nutzung von Zertifikaten und Zertifikatssymbolen“).

3.6.3 Ist ein Überwachungsaudit das erstmalige Audit, dass von HSE Cert durchgeführt wird (z. B. bei einer Übernahme einer bestehenden akkreditierten Zertifizierung), so umfasst das Audit zusätzlich die Auditierung der Managementsystem-Dokumentation, bevor das Audit vor Ort durchgeführt wird.

3.6.4 Die „Auditvorbereitung“ (siehe 3.1), „Durchführung des Audits“ (siehe 3.3) und „Auditnachbereitung“ (siehe 3.4) erfolgt gemäß den beschriebenen Vorgehensweisen.

3.7 Re-Zertifizierung

3.7.1 Für eine lückenlose Anschlusszertifizierung ist das Audit zur Rezertifizierung frühestens drei Monate, möglichst circa 4-6 Wochen vor dem Ablaufdatum durchzuführen und die positive Zertifizierungsentscheidung muss vor dem Ablaufdatum getroffen sein. Rechtzeitig vor Ablauf wird dem Kunden die Re-Zertifizierung zur Erneuerung einer bestehenden Zertifizierung für weitere drei Jahre angeboten. Die Re-Zertifizierung setzt einen erneuten Antrag des Kunden voraus.

3.7.2 Bei der Identifikation von Nichtkonformitäten oder mangelnden Nachweisen für die Konformität, müssen die Fristen für umzusetzende Korrekturen und Korrekturmaßnahmen noch vor Ablauf der Zertifizierung liegen.

3.7.3 Sollte eine Entscheidung zur Rezertifizierung nicht innerhalb der Zertifikatslaufzeit, z. B. wegen nicht geschlossener Abweichungen, erfolgen, kann eine Wiederherstellung des Zertifikats bis maximal drei Monate nach dem Ablaufdatum erfolgen. Während dieser Zeit ist der Status der betreffenden Organisation „nicht zertifiziert“. Das Folgezertifikat beginnt immer mit dem Tag der Zertifizierungsentscheidung, ein Zurückdatieren des Zertifikats ist nicht zulässig. Das Ablaufdatum des Folgezertifikats entspricht dem bisherigen Drei-Jahres-Zeitintervall (Ablauftag Alt-Zertifikat + drei Jahre). Kann das Audit erst nach dem Ablauftermin durchgeführt werden, ist das Verfahren nach den Regeln einer Erstzertifizierung (siehe 3.2) durchzuführen.

3.7.4 Ist ein Re-Zertifizierungsaudit das erstmalige Audit, dass von HSE Cert durchgeführt wird (z. B. bei einer Übernahme von akkreditierten Zertifizierungsverfahren), so umfasst das Audit zusätzlich die Auditierung der Managementsystem-Dokumentation, bevor das Audit vor Ort durchgeführt wird.

3.7.5 Das Verfahren der Re-Zertifizierung entspricht den in den Abschnitten 3.1 bis 3.5 beschriebenen Abläufen, wobei ein Audit der Stufe 1 nur durchgeführt wird, wenn es signifikante Änderungen im Managementsystem, beim Kunden oder im Zusammenhang mit der Arbeitsweise des Managementsystems (z. B. Veränderungen in der Gesetzgebung) gibt.

4 Mehrfach-Standort-Zertifizierung

4.1 Verfügt ein Kunde über mehrere Standorte, wobei die einzelnen Standorte gesellschaftsrechtlich selbständig oder abhängig sein können, kann das gesamte Managementsystem unter den folgenden Bedingungen aufgrund einer stichprobenartigen Auditierung der Standorte zertifiziert werden:

Die Prozesse sind an allen Standorten im Wesentlichen gleichartig und werden mit ähnlichen Methoden und Verfahren durchgeführt bzw. die Prozesse an einzelnen Standorten sind nicht ähnlich, aber deutlich miteinander verknüpft.
Das Managementsystem der Organisation wird unter einem zentral kontrollierten Plan zentral verwaltet und unterliegt einer zentralen Management-Bewertung.
Alle zugehörigen Standorte (einschließlich der zentralen Verwaltungsfunktion) unterliegen dem internen Auditprogramm der Organisation und werden in Übereinstimmung mit diesem Programm auditiert.
Die Zentrale der Organisation hat ein Managementsystem in Übereinstimmung mit der maßgeblichen Managementsystem-Norm, der das Audit unterliegt, eingerichtet und die gesamte Organisation erfüllt die Anforderungen der Norm.
Die Organisation ist fähig, Daten von allen Standorten einschließlich der zentralen Geschäftsstelle und deren Führung zu sammeln und zu analysieren und ist ferner berechtigt und fähig, erforderliche organisatorische Veränderungen zu veranlassen.
Die Anzahl des Stichprobenumfangs ergibt sich aus der Anzahl der eingeschlossenen Standorte. Die Zentrale wird bei jedem Audit auditiert. Die Auswahl der zu auditierenden Standorte liegt bei der Zertifizierungsstelle. Die internen Auditberichte aller Standorte sind bei den Audits vorzulegen.

4.2 Es besteht die Möglichkeit nur einen Teil der Standorte in das Managementsystem einzubeziehen. Nur diese Standorte unterliegen dann dem Verfahren der Zertifizierung. Des Weiteren können während eines laufenden dreijährigen Zyklus der Zertifizierung zusätzliche Standorte in den Geltungsbereich der Zertifizierung mit aufgenommen werden. Führt dieses zu einer Veränderung des zu auditierenden Stichprobenumfangs, wird ein neues Angebot erstellt und der bestehende Zertifizierungsvertrag entsprechend geändert. Das Ausscheiden von Standorten ist der Zertifizierungsstelle unverzüglich mitzuteilen. Es ist aber nicht möglich, während eines Zertifizierungszyklus Standorte, die eventuell die Voraussetzungen zur Zertifizierung nicht erfüllen, auszuschließen.

4.3 Voraussetzungen für die Zertifizierung sind, dass die Anforderungen der Normgrundlage an allen Standorten erfüllt werden. Die „Zertifizierung“ (siehe 3.5) erfolgt gemäß der beschriebenen Vorgehensweise. Auf dem Zertifikat selbst oder in einer Anlage sind alle eingeschlossenen Standorte aufgeführt. Jeder zertifizierte Standort erhält ein eigenes Zertifikat.

4.4 Das Zertifikat wird für alle Standorte entzogen, wenn eine der eingeschlossenen Standorte die Bedingungen für den Entzug erfüllt (siehe „6 Aussetzung, Zurückziehung oder Einschränkung des Geltungsbereichs der Zertifizierung“).

5 Audits aus besonderem Anlass

5.1 Erweiterung des Geltungsbereichs

Eine Erweiterung des Geltungsbereichs einer schon erteilten Zertifizierung erfolgt nur auf Antrag (siehe 2.2). Im Rahmen der formalen und fachlichen Antragsprüfung werden die erforderlichen Audittätigkeiten festgelegt, um zu entscheiden, ob eine Erweiterung erteilt werden kann oder nicht. Erweiterungen können sowohl im Rahmen der planmäßigen Überwachungsaudits als auch zeitlich unabhängig hiervon durchgeführt werden. In begründeten Ausnahmefällen ist auch eine Entscheidung auf der Grundlage einer Dokumentenprüfung möglich. Ein Antrag auf Erweiterung im Rahmen einer Überwachung sollte mindestens acht Wochen vor dem geplanten Audittermin bei HSE Cert vorliegen.

5.2 Kurzfristig angekündigte Audits

Die Zertifizierungsstelle kann kurzfristig angekündigte Audits bei den zertifizierten Kunden durchführen, um Beschwerden zu untersuchen oder als Konsequenz von Änderungen beim Kunden, die die Fähigkeit des Managementsystems beeinträchtigen könnten, oder als Konsequenz auf eine ausgesetzte Zertifizierung (siehe 6). In solchen Fällen werden dem zertifizierten Kunden die Bedingungen, unter denen diese kurzfristigen Begehungen durchgeführt werden, im Vorfeld schriftlich bekannt gegeben. Bei kurzfristig angekündigten Audits hat der zertifizierte Kunde keine Möglichkeit gegen die Mitglieder des Auditteams Einspruch zu erheben.

6 Aussetzung, Wiederherstellung, Zurückziehung oder Einschränkung des Geltungsbereichs der Zertifizierung

6.1 Die Zertifizierungsstelle setzt in folgenden Fällen die Zertifizierung aus:

a) Das zertifizierte Managementsystem des Kunden erfüllt dauerhaft oder schwerwiegend nicht die Zertifizierungsanforderungen einschließlich der Anforderungen an die Wirksamkeit des Managementsystems.

b) Der zertifizierte Kunde oder ein ausgewählter Standort bei einer Mehrfach-Standort-Zertifizierung gestattet nicht die Durchführung der Überwachungs- oder Re-Zertifizierungsaudits in der erforderlichen Häufigkeit oder innerhalb der einzuhaltenden Fristen.

c) Der zertifizierte Kunde bittet freiwillig um eine Aussetzung der Zertifizierung.

6.2 Bei einer Aussetzung ist die Zertifizierung des Managementsystems zeitweise außer Kraft gesetzt. Wenn die Probleme, die zur Aussetzung geführt haben, in einem Zeitraum von maximal 6 Monaten gelöst werden, erfolgt eine Wiederherstellung; ansonsten führt dies zur Einschränkung des Geltungsbereichs oder Zurückziehung er Zertifizierung.

6.3 Der Geltungsbereich des Zertifikats des Kunden wird um diejenigen Teile eingeschränkt, bei denen der zertifizierte Kunde es dauerhaft oder schwerwiegend versäumt hat, die Zertifizierungsanforderungen zu erfüllen. Nach endgültiger Einschränkung (d. h. nach Ablauf der Befristung von maximal 6 Monaten) wird das eingeschränkte Zertifikat des zertifizierten Kunden entsprechend revidiert.

6.4 Die Zurückziehung der Zertifizierung und damit der Entzug des Zertifikats erfolgt, wenn die Probleme, die zur Aussetzung geführt haben, nicht termingerecht gelöst worden sind. Bei einer Mehrfach-Standort-Zertifizierung wird allen zugehörigen Standorten das Zertifikat entzogen. Ausgestellte Zertifikate sind nach Aufforderung an HSE Cert zurückzusenden.

6.5 Nach der Kenntnisnahme der Aussetzung oder Zurückziehung der Zertifizierung hat der Kunden jede weitere Verwendung aller Werbematerialien zu unterlassen, die einen Verweis auf seinen zertifizierten Status enthalten (siehe „10 Vertraulichkeit“).

7 Beschwerden und Einsprüche

7.1 Anfragen können jederzeit an die Zertifizierungsstelle gerichtet werden.

7.2 Jeder hat das Recht eine Beschwerde / einen Einspruch bei der Zertifizierungsstelle einzureichen. Zur Nachvollziehbarkeit ist eine Beschwerde / ein Einspruch in jedem Fall schriftlich oder per E-Mail unter Angabe aller notwendigen Informationen und Unterlagen an HSE Cert zu richten. Die Zertifizierungsstelle behandelt den Sachverhalt vertraulich und informiert den Beschwerde-/Einspruchsführer schriftlich oder per E-Mail über den Erhalt, den Bearbeitungsfortschritt und den formellen Abschluss des Beschwerde-/Einspruchsver-fahrens.

7.3 Die Bearbeitung einer Beschwerde / eines Einspruchs erfolgt durch Personen, die vorher nicht in den zugrunde liegenden Sachverhalt / Beschwerdegegenstand einbezogen waren. Falls erforderlich, kann die Zertifizierungsstelle zur inhaltlichen Bearbeitung einer Beschwerde einen Beschwerdeausschuss einberufen, der sich aus den Mitgliedern des Ausschusses zur Sicherung der Unparteilichkeit zusammengesetzt. Die Entscheidung über die Einberufung und die Zusammensetzung eines Beschwerdeausschusses trifft die Zertifizierungsstelle.

7.3 Betrifft eine Beschwerde in erster Linie das Verhältnis zwischen dem zertifizierten Kunden und dem Beschwerdeführer (z. B. Beschwerde über die Produkt-/Dienstleistungskonformität), wird die Beschwerde an den betreffenden Kunden weitergeleitet, mit der Aufforderung, die Beschwerde zu bearbeiten und HSE Cert das Ergebnis mitzuteilen. HSE Cert behält sich ergänzende Maßnahmen vor. Vorzugsweise sind solche Beschwerden vom Beschwerdeführer nicht an HSE Cert, sondern direkt an den zertifizierten Kunden zu senden. HSE Cert kann in diesen Fällen nachgelagert einbezogen werden, sofern dies durch den Beschwerdeführer als erforderlich erachtet wird.

7.4 Einreichungen, Untersuchungen und Entscheidungen von Beschwerden / Einsprüchen führen nicht zu einer Benachteiligung des Beschwerde-/Einspruchsführers.

8 Mitteilungen eines Kunden über Änderungen

Der zertifizierte Kunde muss HSE Cert unverzüglich über Angelegenheiten informieren, die die Fähigkeit des Managementsystems beeinträchtigen könnten, weiterhin die Anforderungen der zur Zertifizierung genutzten Norm zu erfüllen. Solche Angelegenheiten sind z. B. Änderungen bezüglich

a) der Rechts- oder Organisationsform, der wirtschaftlichen oder der Besitzverhältnisse (z. B. den Kauf / Verkauf von Unternehmensteilen, Eigentümerwechsel),

b) der Organisation und des Management (z. B. Schlüsselpersonal in leitender Stellung, Entscheidungs- oder Fachpersonal),

c) der Kontaktadressen und von Standorten,

d) des vom zertifizierten Managementsystem erfassten Anwendungsbereiches,

e) der Eröffnung von Insolvenz, Konkurs- oder Vergleichsverfahren und

f) wesentlicher Veränderungen des Managementsystems und der Prozesse.

In solchen Fällen prüft HSE Cert nach Absprache mit dem zertifizierten Kunden, wie das Zertifikat aufrechterhalten werden kann.

9 Verzeichnis zertifizierter Kunden

Die Zertifizierungsstelle ist verpflichtet Informationen über den Status einer bestimmten Zertifizierung auf Anfrage öffentlich zur Verfügung zu stellen, soweit dieses nicht im Widerspruch zum Grundsatz der Vertraulichkeit (siehe „10 Vertraulichkeit“) steht. Sie führt ein Verzeichnis der gültigen Zertifizierungen, das zu jedem zertifizierten Kunden den Namen, den Geltungsbereich und bei einer Einzelzertifizierung den geografischen Standort (z. B. Stadt und Land) oder bei einer Mehrfach-Standort-Zertifizierung den geografischen Standort des Hauptsitzes und jedes Standorts innerhalb des Geltungsbereichs beinhaltet.

10 Vertraulichkeit

HSE Cert verpflichtet sich alle Informationen über Kunden, die im Zusammenhang mit den Zertifizierungstätigkeiten beim Kunden oder durch Mitteilungen Dritter (z. B. Beschwerdeführer, Einspruchsführer, Behörden) bekannt werden, Stillschweigen zu bewahren, gleichwohl, ob es sich dabei um Interna des Kunden selbst oder um dessen Geschäftsverbindungen handelt. Ausgenommen sind Informationen, die der Kunde selbst öffentlich zugänglich macht. Informationen über einen bestimmten Kunden oder eine Person werden ohne schriftliches Einverständnis des betreffenden Kunden oder der Person Dritten nicht offen gelegt. Ausgenommen davon sind die Angaben in dem „Verzeichnis zertifizierter Kunden“ (siehe 9) und alle für das Akkreditierungsverfahren notwendigen Informationen. Wenn HSE Cert gesetzlich verpflichtet ist, vertrauliche Informationen gegenüber Dritten offen zu legen, so wird - sofern nicht gesetzlich anders geregelt - der betreffende Kunde oder die betreffende Person über diese Information vorab unterrichtet. HSE Cert ist aufgrund der Akkreditierung nach ISO/IEC 17021 verpflichtet, auf Anfrage der Deutschen Akkreditierungsstelle GmbH (DAkkS) Informationen, die während der Zertifizierungstätigkeiten erhalten oder geschaffen werden, zur Verfügung zu stellen. HSE Cert bewahrt Aufzeichnungen aus den Zertifizierungstätigkeiten für mindestens 6 Jahre auf. Diese Verpflichtung gilt auch für die Zeit nach der Beendigung des Vertragsverhältnisses.

11 Nutzung von Zertifikaten und Zertifizierungszeichen

11.1 HSE Cert ist verpflichtet, bei Erfüllung aller Zertifizierungsforderungen und vertraglichen Verpflichtungen ein Zertifikat auszustellen und den zertifizierten Kunden auszuhändigen. Zertifikate haben eine Gültigkeit von drei Jahren, beginnend frühestens mit der Feststellung der Konformität bei der Zertifizierungsentscheidung. Zusätzlich zum Zertifikat erhält der zertifizierte Kunde das HSE Cert-Zertifizierungslogo

11.2 Graphische Veränderungen am HSE Cert-Zertifizierungslogo sind unzulässig. Gleichmäßige Vergrößerungen oder Verkleinerungen sowie Schwarz-/Weiss-Ausführungen des Logos zur Anpassung an die Gestaltung der Anwendungen sind zulässig.

11.3 Die Nutzung der Zertifikate und des HSE Cert-Zertifizierungslogos ist auf den Geltungsbereich und die Geltungsdauer der Zertifizierung beschränkt. Beim Verweis auf die Zertifizierung und bei der Nutzung des HSE Cert-Zertifizierungslogos darf im Zeichen selbst oder im dazugehörigen Begleittext keine Mehrdeutigkeit bestehen, was zertifiziert wurde. Der zertifizierte Kunde verpflichtet sich,

a) das HSE Cert-Zertifizierungslogo nicht unmittelbar auf einem Produkt oder einer Produktverpackung, in Produktbegleitinformationen, auf Typ- oder Identifizierungsschildern, die als Teil des Produktes gelten, auf Laborprüfberichten, Kalibrierscheinen, Inspektionsberichten oder Zertifikaten anzubringen oder in einer beliebigen anderen Weise zu verwenden, durch die der Eindruck entstehen könnte, dass es sich auf die Konformität eines Produktes mit dem zugrunde gelegten Regelwerk bezieht,

b) die Anforderungen von HSE Cert bei einem Verweis auf seinen Zertifizierungsstatus in Kommunikationsmedien, wie z. B. Internet, Broschüren oder Werbematerialien oder anderen Dokumenten Werbemedien einzuhalten,

c) keine irreführenden Angaben bezüglich seiner Zertifizierung zu machen oder zu gestatten,

d)Zertifizierungsdokumente oder Teile davon nicht in irreführender Weise zu verwenden oder eine solche Verwendung zu gestatten,

e) alle Werbematerialien entsprechend zu ändern, wenn der Geltungsbereich des Zertifikates eingeschränkt wurde,

f) nach Aussetzung oder Zurückziehung einer Zertifizierung jede Werbung mit der Zertifizierung unverzüglich einzustellen,

g)zur Rückgabe des Zertifikats an HSE Cert nach Zurückziehung der Zertifizierung, wobei ein Zurückbehaltungsrecht ausgeschlossen ist,

h)keinen Verweis auf seine Managementsystemzertifizierung zuzulassen, der stillschweigend andeuten könnte, dass HSE Cert ein Produkt, eine Dienstleistung oder einen Prozess zertifiziert hat,

i) nicht stillschweigend anzudeuten, dass die Zertifizierung für Tätigkeiten außerhalb Geltungsbereiches der Zertifizierung gültig ist und

j) die Zertifizierung nicht in einer Art und Weise zu verwenden, die HSE Cert und / oder das Zertifizierungssystem in Misskredit bringt, so dass das öffentliche Vertrauen in eine Zertifizierung verloren geht.

11.4 Zulässig sind Aussagen - nicht das HSE Cert-Zertifizierungslogo - auf Verpackungen und Begleitinformationen von Produkten, die sich auf die Benennung (z. B. Marke oder Name) des zertifizierten Kunden, das Qualitätsmanagementsystem auf Basis der DIN EN ISO 9001 und HSE Cert als Zertifizierungsstelle beziehen. Als Produktverpackung gilt der Teil, der entfernt werden kann, ohne dass das Produkt zerfällt oder beschädigt wird. Begleitinformation gilt als separat verfügbar bzw. leicht entfernbar.

11.5 Zertifikate und das HSE Cert-Zertifizierungslogo dürfen nicht auf Rechtsnachfolger oder andere Organisationen übertragen werden.

11.6 Nachdrucke und Veränderungen der HSE Cert-Zertifikate und HSE Cert-Zertifizierungslogo dürfen nur von Personen vorgenommen werden, die von HSE Cert dazu ermächtigt sind.

11.7 HSE Cert ist verpflichtet, im Rahmen seiner Möglichkeiten auf die korrekte Verwendung des Zertifikates und des HSE Cert-Zertifizierungslogos zu achten. Fehlerhafte Verweisungen durch den zertifizierten Kunden auf den Zertifizierungsstatus oder die irreführende Nutzung des Zertifikates, HSE Cert-Zertifizierungslogos oder Auditberichtes können zu einer Aufforderung zur Korrektur und Korrekturmaßnahme, Aussetzung, Zurückziehung der Zertifizierung, Veröffentlichung des Verstoßes und, falls erforderlich, zu rechtlichen Maßnahmen durch HSE Cert führen.

11.8 Sofern sich der zertifizierte Kunde im Zusammenhang mit den genannten Regelungen über die Verwendung des Zertifikates und des HSE Cert-Zertifizierungslogos nicht sicher ist, verpflichtet er sich, das Einverständnis zu der vorgesehenen Form der Verwendung bei HSE Cert einzuholen.

11.9 Stellt ein zertifizierter Kunde eine rechtswidrige Verwendung des Zertifikates und des HSE Cert-Zertifizierungslogos durch andere zertifizierte Kunden fest oder wird ihm aufgrund seiner Verwendung des Zertifikates und des HSE Cert-Zertifizierungslogos ein entsprechender Vorwurf gemacht, hat er HSE Cert unverzüglich darüber zu informieren.

12 Zertifizierungskosten

Den Zertifizierungskosten liegen die Verfahrensschritte der Abschnitte 2 bzw. 3 zugrunde. Die Auditzeiten werden individuell auf Grundlage der Kalkulationsregeln von HSE Cert ermittelt. Diese bilden die Basis für ein Angebot, in dem die Einzelheiten festgelegt sind und ggf. Besonderheiten des Kunden berücksichtigt werden.

Adresse

HSE Cert GmbH

Im Bulte 7

59302 Oelde

Leiter der Zertifizierungsstelle

Dr.-Ing. Udo Haß

Mobil: 0171 / 221 54 31

uh@hse-cert.de

Geschäftsführer

Rainer Wielpütz

Mobil: 0170 / 43 76 760

rw@hse-cert.de

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